Виртуальные команды. Создание и управление.

Меня всё время спрашивают: «Как вам удаётся управлять виртуальными командами так, что работа действительно делается?» Члены команды «Wildbit» работают из дома или в совместной среде. Мы рассредоточены по четырём странам и многим временным зонам. Несмотря на это, мы справляемся со множеством задач и наслаждаемся нашей работой.

До того, как взяться за эту статью, я не особо задумывался, как именно работает наше виртуальное сотрудничество. Моим первым ответом на вышеупомянутый вопрос было — это дело практики, успех достигается методом проб и ошибок. Впрочем, опыт, полученный из этих ошибок, показывает, что есть три главных составляющих: люди, работающие в команде; рабочий процесс, в который вовлечена команда, и чёткая коммуникация.

Люди

Не читайте резюме

У вас может быть хороший рабочий процесс и великолепные инструменты, но по-настоящему дело начинается с команды людей, способных эффективно работать вместе. Я управляю компанией «Wildbit» почти восемь лет. За это время я научился не нанимать людей на работу исходя только из соответствия требованиям и набору навыков, а учитывать интересы, свойства личности, стремление совершенствоваться. Виртуальный найм делает эту задачу гораздо сложнее. Вы не можете понять что-то о человеке, как это бывает при личной встрече — вам придётся узнавать его личность и стремления, основываясь на других факторах. Для примера, мы обычно спрашиваем людей, какие книги они читают, за какими блогами следят, каких людей считают авторитетными в индустрии. Это помогает нам узнать больше об их интересах, а так же даёт представление об их увлечённости предметом и своей работой. Если люди находят время вести блог, это говорит мне, что они уверены в своих идеях и склонны работать самостоятельно. Ключевая идея в том, чтобы найти людей, которые любят то, что они делают, и затем предоставить им условия, где они могли бы это реализовать.

Готовьтесь к ошибкам

Если вы планируете нанимать кого-то удалённо, будьте готовы к ошибкам. Большинство людей хочет работать из дома, но большинство людей также не годится для этого. Мы сталкивались с ситуациями, где действительно талантливые члены команды не могли как следует работать. Это было обусловлено не их навыками или интересами, а их неспособностью работать из дома без надзора. С момента, когда это становится понятно, обычно начинаются изматывающие попытки контролировать удалённую работу. Менеджер пытается улучшить ситуацию, а работник тем временем постоянно чувствует, что ничего не получается. В таких ситуациях важно довериться своей интуиции и не останавливаться. Работая с виртуальной командой, учитывайте возможные ошибки заранее и будьте готовы к срыву сроков и неустойкам.

Наблюдайте и делайте выводы

Существует психологический аспект управления виртуальной командой, которое заметно отличается от управления людьми «живьём». Поскольку мы не можем «считывать» язык тела, приходится больше обращать внимания на привычки членов команды и учиться читать между строк. Я могу быстро определить в ходе разговора по IM, когда у собеседника нет мотивации работать или когда он начинает терять интерес к делу. Даже малейшие детали вроде смайликов, пунктуации и частоты участия могут быть весьма говорящими. Фокус в том, чтобы знать каждого человека, его обычные привычки, и заметить, когда эти привычки начинают меняться. При удалённом сотрудничестве очень легко скрывать ошибки или низкую продуктивность. Если поощрять открытое и честное общение, проблемы, скорее всего, станут очевидны гораздо раньше.

Процесс работы

Если вы наняли правильных людей, которые любят то, что они делают, большинство болезненных проблем управления решается само собой. В то же время, хорошо поставленный контроль за процессом работы всё ещё необходим для повышения продуктивности. Каждый процесс должен всегда быть сосредоточен на конкретных нуждах вашей компании, но я могу дать некоторое представление от том, что работает для «Wildbit».

Фокусируйтесь на результатах, не на времени

Мы — компания, разрабатывающая программное обеспечение, так что у нас процесс работы довольно специфичен. Мы работаем недельными итерациями: каждую неделю для каждого члена команды назначается один проект. Это упрощает коммуникацию, определяет, от кого чего ждать и помогает сохранять сосредоточенность на цели. Каждый член команды всегда знает, над чем кто работает, также как и наши клиенты.

Недельные итерации также помогают нам избегать учёта часов работы и навязчивого надзора за работой удалённых сотрудников. На каждую неделю расписывается план действий и желаемый результат, и этот результат — важнее, чем количество часов, которые на него будут потрачены. Таким образом мы получаем результаты без системы учёта рабочего времени. В конце недели всем членам команды одинаково очевидно, достигнут ли сформулированный желаемый результат.

График работы — это важно

Главное преимущество удалённой работы — это гибкий график. У нас нет чётко установленных часов работы, однако всё равно важно, чтобы у каждого человека был предсказуемый график. Мы оговариваем отрезок времени, в течение которого тот или иной человек будет доступен для оперативной связи. Тут возможны погрешности, но в целом этот отрезок должен быть фиксированным. Тогда каждый член команды будет знать, в какой момент он может рассчитывать на участие другого, и начинать работать с учётом этого. Что касается управления, график работы также помогает отсечь, если кто-то начинает филонить. Мы не используем IM для непрерывного общения в ходе работы, однако он всё равно является чётким индикатором появления и ухода членов команды.

Коворкинг: работа вместе поодиночке

Если у вас дома нет специально оборудованного для работы места, то отвлекающих факторов может оказаться слишком много. Тут всегда возникает вопрос, имеет ли смысл обзаводиться офисом вне дома. Я обычно отвечаю, что это полностью зависит от человека. В течение последних лет мы перепробовали все варианты. Важно только то, чтобы каждый человек имел возможность работать там, где им это наиболее удобно и где они будут наиболее эффективны. В наши дни так много людей работает удалённо, что тема коворкинга стала как никогда актуальной. Я работаю в «Independent Halls» в Филадельфии, там для меня идеальный баланс между работой в домашних условиях и работой в офисе. По мере того, как помещений для коворкинга будет открываться всё больше, остальные члены нашей команды наверняка присоединятся.

Чёткая коммуникация

Когда у вас уже есть правильные люди и правильно поставленный рабочий процесс, остаётся всё это объединить чёткой коммуникацией. Существует масса средств удалённой коммуникации, но главное — не средство, а правила общения. Нет ни одной среды, настолько переполненной отвлекающими факторами, как интернет (Твиттер, я тебя ненавижу!). Если первым делом озаботиться средствами для общения, это только усугубит проблему. Так что давайте начнём с правил.

Ежедневные встречи

Главный недостаток работы в виртуальной команде — это невозможность проводить время вместе живьём. В обычном офисе большая часть отличных идей возникает в ходе ежедневного трёпа за обедом. Чтобы как-то сымитировать эту атмосферу, мы каждое утро все ненадолго пересекаемся в Campfire. Это даёт заряд на день, даёт возможность подурачиться и обменяться новостями перед тем, как сконцентрироваться на работе.

Не отвлекайтесь на IM

Программы обмена сообщениями — это постоянный отвлекающий фактор. Нет ничего хуже, чем постановка рабочих задач через IM или чем получить сообщение, которое собьёт вас с мысли, когда вы думаете о чём-то важном по работе. Со временем мы научились минимизировать общение по IM. Сознательно отказавшись от него, мы стали пользоваться средствами, специально созданными для структурирования командной работы и общения. Мы используем Basecamp, чтобы обмениваться идеями или задавать вопросы, на которые можно ответить в любой момент. Мы используем Campfire для группового чата, чтобы позже можно было перечитать запись обсуждения. И ещё мы используем FogBugz, чтобы назначать и организовывать задачи и вести график. Мы также использовали Twitter для оперативного сообщения друг другу состояния задачи или описания ситуации.

Познакомьтесь поближе

Обсуждение рабочих моментов — не единственное, в чём должно состоять удалённое сотрудничество. Ничто не помогает людям ощутить себя командой лучше, чем обсуждение жизни друг друга . Это проще, когда все сидят в одном офисе, а при виртуальном сотрудничестве для этого нужно специально искать время. Мы обычно отмечаем встречу виртуальными стопками водки в Campfire, отправляем друг другу фотографии своих рабочих мест, сообщаем команде о днях рождения и особых поводах. Не стоит недооценивать значимость личных разговоров. Обязательно находите для них время.

Не нужно придерживаться виртуальности как правила. Как бы там ни было, а личные встречи не повредят. Можно отправиться в путешествие выбраться всей командой, чтобы, например, отметить успех и обсудить дальнейшую стратегию. Мы последний раз ездили на Кипр, и оно того определённо стоило. Это было время для отдыха и для знакомства, рабочие вопросы были скорее второстепенны. Обсуждение работы обычно случается само собой, его не нужно отдельно планировать.

Люди, процесс, коммуникация

Наш опыт удалённого сотрудничества — это лишь один пример из многих возможных. Важно отладить всё с учётом нужд и специфики вашей конкретной команды. И, как я уже говорил, всё начинается с подбора правильных людей. Если у вас есть команда, озабоченная качеством продукта, остальное происходит само собой. Методологии и рабочие процессы, над которыми компания «Wildbit» работала последние годы, создавались и разрабатывались в равной мере всеми членами команды, а не исходили в виде ТЗ от одного менеджера или начальника.

Мне очень любопытно узнать о идеях и стратегиях, которые помогают работать другим командам. Если вам есть, чем поделиться, или если вы хотите что-нибудь спросить, напишите комментарий — я обязательно отвечу.